Cinco consejos para organizar un evento exitoso

Se acerca la temporada de eventos, tanto a nivel corporativo como familiar, y si usted quiere hacerse cargo de cada detalle, es fundamental que tenga en cuenta algunos factores.

Tome nota de las siguientes recomendaciones que le brinda una experta en el tema.

Recomendaciones 

1. Cree una lista de invitados

Conocer cuántas personas serán parte del evento es uno de los primeros pasos que se deben considerar; esto no solo ayudará a saber cuál tipo de locación necesita, sino que va directamente relacionado al monto de inversión.

2. Establezca un presupuesto

Es fundamental definir un monto total (o al menos aproximado) de inversión para la organización del evento y apegarse a él, algo que servirá como guía para seleccionar aquellos proveedores que se adapten al monto establecido.

En ese presupuesto se deben contemplar todos los rubros que se desean incorporar: lugar, alimentación, mobiliario, música, fotografía, decoración floral, entre otros, para que el monto sea lo más realista posible.

3. Defina un estilo o concepto

Para que un evento sea exitoso, tiene que verse bien. Para esto es importante considerar el estilo que se desea (elegante, rústico, minimalista, ecléctico); una vez definido lo que se quiere, es importante buscar un ‘venue’ que se adapte y seleccionar un mobiliario, decoración y paleta de colores que hagan “match”.

4. Realice un cronograma

Crear una línea de tiempo de planificación es una herramienta muy valiosa que permite distribuir las tareas paso a paso durante la planificación. 

Para ello, se debe considerar el tiempo con el que se cuenta (ya sean meses o semanas), dependiendo de la naturaleza del evento. 

Se deben incorporar todas las tareas y roles del equipo (si lo hay) para conocer las responsabilidades de cada uno y cuándo se van a ejecutar.

En el documento se debe colocar la fecha en la que se realizará la tarea, y es importante incorporar todo: reserva del lugar, contratación de proveedores, creación de invitaciones, confirmación de invitados, entre otros detalles.

También, es fundamental crear un cronograma para el día del evento, y así tener el control total de todas las actividades y logística.

5. Contrate proveedores de calidad

Gran parte del éxito del evento dependerá de la calidad de los proveedores, si no se cuenta con un planificador de eventos que tenga una lista de proveedores recomendado, es indispensable pedir referencias, revisar reseñas y comentarios de otros clientes, así como solicitar un portafolio de trabajos para verificar la calidad de lo que se contrata.

Fuente: Silvia Mora, Wedding & Event Planner de Mi día perfecto

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